Keski-Suomen Journalistien rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Keski-Suomen journalistit ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 9.2.2021. Viimeisin muutos 20.3.2025.
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä
Keski-Suomen Journalistit ry
0174756-0
Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa
Yhdistyksen asiamies, sihteeri@ksjournalistit.fi
Kenen tietoja käsittelemme
Jäsenet
Kotaniemen mökkien ulkopuoliset varaajat
Muiden ammattiyhdistysten jäsenten tiedot (esim. tapahtumailmoittautumisissa)
Liittoon kuulumattomat tapahtumakävijät
Satunnaiset yhteistyökumppanit (esim. yksittäisen tapahtuman puitteissa)
Pitkäaikaiset sidosryhmät (esim. Lööppi ry)
Ostopalvelujen tarjoajat
Mistä saamme tiedot?
Jäseniltä itseltään esimerkiksi tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tai Suomen Journalistiliiton jäsenrekisteristeristä
Mökkivaraajilta mökkivarausjärjestelmän kautta
Muiden ammattiyhdistysten jäsenten tiedot jäseniltä itseltään
Tapahtumakävijät heiltä itseltään
Satunnaiset yhteistyökumppanit: heiltä itseltään tai julkisista lähteistä
Pitkäaikaiset sidosryhmät: heiltä itseltään tai julkisista lähteistä
Mitä tietoja keräämme
Käsittelemme vain tietoja, jotka jäsen on Suomen Journalistiliitolle toimittanut, tai joiden käsittelyyn jäsen on antanut suostumuksesi, näitä ovat esimerkiksi: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite, työnantaja, työhistoria, henkilötunnus, tilinumero, IP-osoite, ammattinimike, ammattiyhdistyshistoria, suoritetut koulutukset, ikä, luottamustoimitiedot, allergiat, valokuva. Valtaosa tiedoista löytyy ainoastaan Journalistiliiton jäsenrekisteristä, ellei jäsen ole erikseen toimittanut tietoja muuta kautta.
Keräämme tarvittaessa jäsenten yhteystietoja myös tapahtumailmoittautumis-, kysely- tai palautelomakkeiden kautta. Osa jäsenistä luovuttaa yhteys- ja pankkitietonsa sekä koulutukseen liittyviä tietoja myös Sulka-apurahahakemuksen yhteydessä.
Mökkivarausjärjestelmän kautta keräämme jäsenten ja mökinkäyttäjien nimet, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite) ja varattuun mökkiin liittyvät tiedot (varausajankohdat).
Aktiivisista jäsenistä kertyy tietoa myös KSJ:n vuosikertomuksiin, pöytäkirjoihin ja sosiaalisen median tileille (Facebook ja Instagram). Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tapahtumiin osallistujien nimet ja valokuvat sekä erilaisten vastuutehtävien kuvailu.
Kuka tietoja voi käsitellä
Suomen Journalistiliiton KSJ:n jäsenrekisteriin on pääsy vain KSJ:n asiamiehellä ja puheenjohtajalla. Asiamies ja puheenjohtaja eivät välitä rekisterin kautta saatuja tietoja lainkaan hallituksen ulkopuolisille henkilöille ilman asianosaisten henkilöiden lupaa. Asiamies ja puheenjohtaja voivat kuitenkin luovuttaa jäsenelle hänen pyynnöstään tiedot yhdistyksen jäsenten nimistä ja kotipaikoista, kuten yhdistyslaki edellyttää.
Hallituksen sisällä jäsenten henkilötietoja ei luovuteta salaamattomina sähköposteina vaan mahdolliset jäseniin liittyvät asiat pyritään välittämään joko suullisesti tai salattuna sähköpostina.
Tapahtumailmoittautumislomakkeiden kautta annettaviin tietoihin on pääsy vain hallituksen jäsenillä.
Mökkivarausjärjestelmän kautta annettuihin tietoihin on pääsy vain asiamiehellä, taloudenhoitajalla ja yhdellä muulla hallituksen jäsenellä.
Hallituksen kokouspöytäkirjoihin on pääsy hallituksen jäsenillä ja toiminnantarkastajilla. Vuosikokouspöytäkirjoihin on pyydettäessä pääsy kaikilla yhdistyksen jäsenillä. Pyydettäessä pöytäkirjat voidaan lähettää myös tilitoimiston nähtäväksi kirjanpitotarkoituksessa. Hallituksen kulloisella puheenjohtajalla on pääsy sähköiseen pöytäkirja-aineistoon vuodesta 2019 ja asiamiehellä vuodesta 2012.
Kuka muu saattaa käsitellä tietojasi
Verkkosivujen palvelintilan tarjoaja Planeetta Internet
Mökkivarausjärjestelmä WordPress
Google (Drive-pilvipalvelu ja Forms-ilmoittautumislomake)
Meta (Facebook ja Instagram)
Kuinka kauan säilytämme tietoja?
Kirjanpitolain mukaan ”tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.” Muuta kirjanpitoaineistoa, kuten tilikauden tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa on ”säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.”
Pöytäkirja-aineistoa, yhdistyksen valokuva-arkistoa ja historiallisesti arvokkaita kirjallisia tuotoksia säilytetään koko yhdistyksen olemassaolon ajan.
Muita tietoja, kuten kyselomakkeita, ilmoittautumiskaavakkeita ja sähköpostikirjeenvaihtoa käsittelemme pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa.
Miksi keräämme tietoja?
Keräämme tietoja, jotta voimme mahdollistaa jäsenillemme palveluita ja tapahtumia. Esimerkiksi tapahtumailmoittautumisessa tietoja kerätään tapahtuman osallistujamäärien selvittämiseksi tai siksi, että jäseniin pystytään olemaan yhteydessä mahdollisista muutoksista.
Tiedot toimivat yhdistykselle myös tilastoinnin apuvälineenä. Voimme esimerkiksi laskea paljonko meillä on työssäkäyviä tai opiskelijajäseniä.
Mökkivarauksen yhteydessä annettavat tiedot mahdollistavat sähköisen laskuttamisen sekä lisätietojen antamisen varauksiin liittyen.
Jäsenrekisteri Journalistiliitolta löytyy siksi, että yhdistyslaki niin velvoittaa. Jäsenrekisteri mahdollistaa myös sähköpostien kootun lähettämisen, suurten joukkojen tavoittamisen nopeasti ja ihmisten mobilisoimisen esimerkiksi työtaistelutilanteessa.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Kuinka suojaamme sähköiset tietosi?
Suojaamme internetyhteyden verkkosivuillamme. Tämä tarkoittaa sitä, että tunnistat sivumme oikeaksi KSJ:n sivuksi https-tunnisteesta verkko-osoitteessa tai lukon kuvasta verkko-osoiterivillä.
Journalistiliiton jäsenrekisteriä käyttävät henkilöt käyttävät rekisteriä vain suojatussa wifi-verkossa.
Emme lähetä jäsenten henkilötietoja tai jäsenlistoja salaamattomina sähköposteina.
Poistamme sähköisesti luodut tapahtumailmoittautumiskaavakkeet, kyselyvastaukset tai henkilötietoja sisältävät sähköpostit sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.
Kuinka suojaamme paperisen ja suullisen henkilötietoaineiston?
Säilytämme paperista henkilötietoaineistoa, kuten pöytäkirjoja ja tilitietoja lukitussa huoneistossa.
Emme käy keskustelua jäsenten henkilötiedoista julkisilla paikoilla, kuten kahviloissa tai ravintoloissa. Emme käy arkaluonteisia ammattiliittojäsenyyteen liittyviä keskusteluita julkisella paikalla kenenkään kanssa (esim. jäsenmaksurästit, liittoon kuuluminen/kuulumattomuus).
Hävitämme henkilötietoja sisältävät paperit joko tietosuojajätteenä, polttamalla tai muulla tavoin täysin lukukelvottomaksi tuhoamalla.
Tietojensiirto EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle
Kyllä. Säilytämme pöytäkirjoja ja tapahtumailmoittautumislomakkeita Googlessa. Google siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle. Meillä on myös Metan alustalla toimivat sometilit. Meta luovuttaa tietoja EU:n ulkopuolelle.