Hallitus päätti siirtää KSJ:n vuosikokouksen toukokuulle huonon epidemiatilanteen ja kokoontumisrajoitusten vuoksi. Tarkempi päivämäärä ilmoitetaan mahdollisimman pian.
Tässä muita ajankohtaisia asioita poimintana uutiskirjeestä (2/2021, 23.2.2021):
KSJ:n verkkosivut ja mökkien varausjärjestelmä ovat uudistuneet
Sihteeri joutui hieman yllättäen viikolla 5 uusimaan yhdistyksen verkkosivujen ulkoasua ja asentamaan sivuille uuden varausjärjestelmän. Taustalla oli tarve päivittää yhdistyksen verkkosivuston wordpress- ja PHP-versiot, joka olivat pahasti vanhentuneet. Näiden päivitysten yhteydessä vanha varauskalenteri lakkasi toimimasta, sillä se perustui vanhaan koodiin, joka ei enää toiminut. Tämän vuoksi otettiin käyttöön uusi varauskalenteri, valmis lisäosa, joka on helpompi pitää ajan tasalla. Myös sivuston ulkoasu uudistui samalla, sillä myös teema piti päivittää.
Samalla kun varausjärjestelmä uudistui, tuli ajankohtaiseksi miettiä käytäntöjä. Aiemmin kaikilla jäsenillä on ollut pääsy katsomaan varaustietoja sen jälkeen, kun ovat pyytäneet sihteeriltä tunnukset ja salasanan. Tämä ei nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaan ole hyväksyttävä menettelytapa. KSJ on allekirjoittanut Journalistiliiton tietosuojasitoumuksen, joka velvoittaa yhdistystä noudattamaan rekistereihin liittyviä säädöksiä (uudet EU-lainsäädännöt yms.). Eli henkilötiedot eivät saa olla vapaasti kaikkien nähtävissä.
Hallitus päätti kokouksessaan, että lainsäädännön vuoksi jatkossa varausjärjestelmää hallinnoimaan pääsevät ainoastaan henkilökohtaisilla tunnuksilla henkilöt, jotka ovat allekirjoittaneet tietosuojasitoumuksen (se on valmisteilla). Käytännössä varausrekisteriin pääsyä rajoitetaan jatkossa niin, että tunnukset saavat isännät, sihteeri, taloudenhoitaja ja jotkut ”vakikävijät”. Sihteeri ylläpitää rekisteriä siitä, keillä on pääsyoikeus varausjärjestelmään ja kaikki sinne pääsevät allekirjoittavat tietosuojasitoumuksen. Varausjärjestelmään on tulossa myös tietosuojalainsäädännön mukainen informointi rekisteristä (rekisteri- ja tietosuojaseloste).
Tämä on tietenkin iso muutos aiempaan, jolloin näppärästi näki suoraan varausjärjestelmästä, kuka on tulossa seuraavaksi mökille. Nyt on vaikeampaa sopia käytännön asioista, kuten lämmityksestä yms. Tilanteen helpottamiseksi sihteeri on perustanut Facebookiin ryhmän KSJ Kotaniemi, jossa mökillä kävijät voivat keskustella ja sopia käytännön asioista (mökkien varustetaso ja mahdolliset puutokset tai muut huomiot). Kannattaa liittyä ryhmään (se on suljettu, mutta laita pyyntö, niin sinut hyväksytään ryhmään). Lisäksi mökin varanneet voivat käytännön asioihin liittyen (esim. lämmitys) myös tarvittaessa pyytää asiamieheltä tai isänniltä lisätietoja tai yhteystietoja mökin edellisestä varaajasta. Toistaiseksi kokeillaan tällaisia järjestelyjä. Hallitus keskustelee vielä aiheesta lisää seuraavassa kokouksessaan.
Kesällä mökille Kotaniemeen – Lahtelan juhannus ja kesän kuumat viikot arvotaan huhtikuussa, ilmoita toiveesi!
Kotaniemen mökit ovat varattavissa jatkuvasti ja vapaasti muina aikoina, mutta kesäajan (30.5.-31.8.) varaukset avautuvat 30.4., lukuun ottamatta Lahtelan ”kuumien viikkojen” varauksia (ks. alla). Tämä sen vuoksi, että kesälomat monilla työpaikoilla ratkeavat vasta huhtikuun puolivälissä eli sitä ennen on vaikea tehdä varauksia. Näin varmistetaan, että myös työssäkäyvät pääsevät varaamaan haluttuja kesälomaviikkoja.
TÄYTETÄÄN TIIVIISTI: Suositus on, että kesäajalla mökkivaraukset tehdään viikoksi kerrallaan. Toisaalta, tästä ei haluta tehdä tiukkaa sääntöä, sillä kesällä ajat menevät melko hyvin kaupaksi muutoinkin. Mutta ei jätetä yksittäisiä päiviä vapaiksi varausten väleihin, niin mökit ovat käytössä ja mahdollisimman moni pääsee mökkeilemään. Mökeillähän on käytössä ns. ”päivätaksa” eli varaaja saa oleskella mökillä varaaminaan päivinä niin pitkään kuin haluaa – mutta tarvittaessa voi vaikka Facebookissa (suljettu KSJ Kotaniemi -ryhmä) sopia seuraavan tai edellisen kävijän kanssa lähtö- ja tuloajoista.
VARAUSKIINTIÖ: Pääsääntöisesti jokaisella jäsenellä on viikon ”varauskiintiö” eli oikeus varata mökkiä yhdeksi viikoksi kesäkaudella (30.5.-31.8.).
ÄKKILÄHDÖT: Jos huomaat, että mökissä näkyy varauskalenterissa vapaata lähiaikoina, voit tehdä ns. ”äkkilähdön” mökille – tämän voi tehdä korkeintaan viikon päähän oleville ajoille (eli jos esim. ti 1.6. olisi valmis äkkilähtöön, voi varata vapaita päiviä 1.-8.6. ajalla). Näitä ”äkkilähtöjä” ei lasketa yllä mainittuun viikon varauskiintiöön. Varaushinnat ovat normaalit.
LAHTELAN KUUMAT VIIKOT: Lahtela-mökissä on sähköt ja se on tilavin, joten sillä on myös eniten kysyntää. Tämän vuoksi jo aiempien vuosien tapaan arvotaan halukkaiden kesken Lahtelan kuumin sensonkiaika eli ns. ”kuumat viikot” (28.6.- 8.8.2021, 6 viikkoa). Ilmoita sähköpostilla 26.4. mennessä(sihteeri@ksjournalistit.fi), minkä viikkojen (vko 26, 27, 28, 29, 30 tai 31) arvontaan haluat osallistua (laita sähköpostiin nimesi, sähköpostiosoitteesi ja viikot, joiden arvontaan haluat osallistua – voit myös halutessasi numeroida järjestyksen eli mikä viikko mieluiten eli esim. 1. vko 28, 2.vko 30 jne…). Lisäksi arvotaan juhannus Lahtelassa (25.-27.6.2021) eli ilmoita myös, jos haluat osallistua tuohon arvontaan. Arvonta suoritetaan 30.4. mennessä ja kaikille osallistuneille ilmoitetaan, minkä viikon on mahdollisesti saanut varatuksi. Huom! Varaushinnat ovat normaalin hinnaston mukaiset ja viikot ovat aina kokonaisia viikkoja ma-su (https://www.ksjournalistit.fi/wp/kotaniemen-mokit/lahtela/).